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1.3.1 万能的功能区
12-10-30    奋斗的小年轻
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本书以一位应届毕业生的职场成长经历为主线,根据主人公的工作经历,由浅入深地介绍Excel 在日常工作中的应用。从最初在Excel 中输入数据、对表格进行编辑、格式化工作表,到应用Excel 模板、使用公式处理数据...立即去当当网订购

下班后,马波快速赶到李璐家,找到下载好的安装文件开始安装,很快就安装完成。

李璐:“哈哈,我的电脑中也有Excel 2010 了。接下来就该我大显身手,学习Excel 201怎么用了。”

马波:“大学学习时用的是 Excel 2003,你看看Excel 2010 和Excel 2003 是不是完全不同啊?”

李璐:“就是,我一点都看不习惯。”

马波:“其实,它们的基本功能都差不多,只是 Excel 2010 的操作界面有很大变化,在Excel 2007 时就变化很大了。”

李璐:“是啊,上面这一大片区域是干什么的?上面杂七杂八的显示了很多内容啊。”

马波:“这是Excel 2007 开始增加的内容,叫功能区,用来代替Excel 2003 中的菜单和工具栏,如图1-6 所示。在 Excel 2003 中很多命令就躲在一层一层的菜单里面,你要找到一个命令得反复查找多个下拉菜单后才能找到,很麻烦。现在通过功能区,你就可以快速找到需要的命令。命令被组织在组中,而组又集中在选项卡中。”


 

李璐:“马波,又是功能区、又是组、又是选项卡,这么多东西,哪是哪啊?这把我搞糊涂了哟。”

马波:“别急,我重新把这几个概念给你理一下,首先是功能区,功能区中包含选项卡,选项卡中再包含组,组中再包含按钮,这些按钮就是完成一定任务的命令。”

李璐:“知道它们的包含关系,思路要清晰一点了。但它们分别有什么作用?”

马波:“好,我按从大到小的顺序来介绍。首先看功能区,在功能区中包含了 Excel绝大多数的命令,在Excel 2010 中,绝大部分操作都是通过功能区中的命令按钮来完成的。”

李璐:“恩,刚才你说过,功能区代替了Excel 2003 的菜单命令。”

马波:“对,功能区可比 Excel 2003 中的菜单和工具栏承载了更加丰富的内容,包括按钮、图片库和对话框内容。”

由于Excel的命令非常多,不可能一次全部显示在屏幕上。若全部显示出来,屏幕中就没有显示表格数据的地方了。并且,这么多的命令放在一起,你也不方便找啊。因此,为了使屏幕美观整洁,也为了方便查找命令。Excel 2010 就根据命令的功能进行了分类,在某一个时刻,只显示一个分类,这样,屏幕上显示的命令按钮就比较少,方便查找,也不会占用过多的屏幕空间。不同的分类构成不同的选项卡。

如图1-6 所示一共有 7 个选项卡,分别是“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”。其中“开始”选项卡是 Excel 2010 中使用得较多的命令,而其他选项卡从名称就可大概猜出包含哪些命令。

李璐:“哦,我知道了,与公式相关的命令肯定放在‘公式’选项卡。”

马波:“对,使用功能区就比Excel 2003 的菜单要方便得多。”

接下来再给你说一下“组”的概念,这是一种逻辑组。通常,在一个选项卡中也包含有很多命令按钮,这时可对这些命令进一步划分,得到逻辑组。在选项卡中,不同组之间用一条垂直竖线分隔,并在每个组下方显示相关的名称,如“字体”组,表示该组的命令是用来设置字体的,而“对齐方式”组中的按钮是设置文字对齐方式的相关命令。

李璐:“哦,在选项卡中又进行了细分。”

马波:“在组中包含的就是完成相应功能的命令了。这些命令大部分以按钮的形式出现,单击鼠标按下按钮就可执行相应的命令。在有些组中,还有可输入内容的文本框和下拉列表框,如在‘开始’选项卡的‘字体’组中,设置字号就是一个下拉列表框,从列表框中选择字号即可,如图1-7 所示,也可直接在字号框中输入数值来设置字体大小。”


 

李璐:“这个功能区看起来是好用,可是,我总觉得这个功能区占的位置太多了,屏幕被占了很大一部分。”

马波:“是啊,确实有这个问题。不过,别急,我教你一招隐身大法,可以把功能区隐藏起来,就可以有更多的区域显示表格了。”

李璐:“哦,还有绝招啊?你快教我。”

马波:“方法很简单,<Ctrl>+<F1>。”

李璐:“<Ctrl>+<F1>?什么意思?”

马波:“就是按住键盘上的<Ctrl> 键不松开,再按<F1>键,你试试看是什么效果。”

李璐用左手在键盘上按下了这两个键,功能区向上闪了一下就不见了,这时功能区和表格部分如图1-8 所示。


 

李璐:“哈哈,终于把你弄消失了!但是……但是,我现在要用功能区的命令按钮,又该怎么办啊?”

马波:“别急,你看到没有,虽然功能区的消失了,但功能区上方的选项卡并没有消失,你单击‘开始’选项卡试试。”

李璐单击“开始”选项卡,终于又看了隐身的功能区按钮了,如图1-9 所示。


 

马波:“你看看现在的显示的功能区和隐身前有什么不同?”

李璐:“完全一样,没啥不同的啊。”

马波:“你看到没有?现在的功能区是不是像浮在表格上方一样,注意,看表格左边的行号。”

李璐:“哦,看到了,行号4 被遮住了一部分。”

马波:“这就表示前 4 行都被功能区挡住了。你在表格中单击一下鼠标,浮动的功能区又会自动隐身了。”

李璐:“哦,这种浮动的功能区不用时就自动隐身。我现在又怎么把功能区恢复到一直显示的状态啊。”

马波:“<Ctrl>+<F1>。”

李璐:“啊,还是<Ctrl>+<F1>啊,隐身和现身是同一招?”

马波:“对,这是微软公司考虑得周到,免得让你去记那么多命令。其实,要使功能区消失还有很多办法,比如,你不习惯用键盘的话,用鼠标也可以。”

李璐:“用鼠标怎么操作。”

马波:“看到功能区右上角有一个向上的尖形图标没?如图 1-10 所示。单击这个图标就可隐藏功能区。”

马波话还没说话,李璐就用鼠标点了上去。

李璐:“真的隐藏了,隐藏后这个图标也变成向下的尖头形状了,是不是单击这个图标后就把功能区显示出来了?”


 

马波:“回答正确,表扬一下。”

李璐:“用鼠标操作真方便。”

马波:“也不一定,如果你在用键盘输入时,在键盘按<Ctrl>+<F1>键就要快些。如果正在用鼠标操作数据,这时用鼠标可能要快些。高手一般都用键盘哟!”

李璐:“不可能吧,用键盘比用鼠标还快?”

马波:“当然了,你想嘛,你移动鼠标指标去找到要按的按钮,然后对准按下去,这会儿工夫,我早就把键盘上的快捷键按了很多遍了。用鼠标去操作时,你需要集中注意力去找要按的地儿,用键盘操作就不一样,闭着眼睛都可以完成!”

李璐:“OMG,可惜我现在还达不到那种水平。”

马波:“只要你经常用,把常用的键盘命令记住,慢慢就熟练了,高手是需要修炼的。”

 

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